Nah dabei - Erkenntnisse eines Vorstandsmitglieds zur Mitgliederversammlung 2025Hallo, ich bin Peter Hölterhoff, Arbeitsbereiche im Verein: neue Medien, Öffentlichkeitsarbeit, Chefredakteur CIV NRW News und mehr.
Aber hier und jetzt schreibe ich als ehrenamtlicher Schriftführer im Vorstand des Cochlea Implantat Verband NRW e.V.
Diesen etwas verzwickten Namen kürzen wir mit CIV NRW (mit oder ohne e.V.) ab. Der CIV NRW e.V. ist ein gemeinnütziger Selbsthilfeverband und rechtlich selbstständig. Wie das e.V. im Verbandsnamen verrät, ist der CIV NRW ein eingetragener Verein und unterliegt somit gesetzlichen und finanzamtlichen Regelungen und Vorschriften. Weiterhin muss der Vorstand die Vereinssatzung beachten. Das sind insgesamt eine Menge Vorschriften und einiges an Verantwortung, die die Vorstandsämter mit sich bringen.
Vorgaben
In der Satzung des CIV NRW finden wir eine wichtige Vorgabe, die Mitgliederversammlung. Bei uns wird sie Jahreshauptversammlung (JHV) genannt und ist laut unserer Satzung einmal im Jahr vorgeschrieben. Im Prinzip bilden alle Mitglieder zusammen den Verein und besitzen entsprechende Rechte und Pflichten.
Die Mitgliederversammlung ist, neben dem Vorstand ein Organ des Vereins und diesem Organ sind bestimmte wichtige Aufgaben zugeordnet. Darunter die Entlastung des Vorstandes und die Festlegung der Beiträge.
Der Vorstand wiederum führt die Geschäfte des Vereins und ist gegenüber der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig und kann bei groben Fehlern sogar gegenüber dem Verein haftbar sein. Mit der Entlastung wird der Vorstand durch die Mitgliederversammlung aus der Haftung für das Vorjahr entlassen.
Vorplanung
Der Vorstand plant die JHV und lädt alle Mitglieder dazu ein. Die Planungen beginnen schon im Vorjahr mit der Suche eines geeigneten und bezahlbaren Tagungshauses und der Terminfindung. Hierbei arbeitet die Vorsitzende, Marion Hölterhoff mit unserer Beisitzerin Bärbel Kebschull und der Schatzmeisterin Christel Kreinbihl eng zusammen. Aus den Erfahrungswerten der Vorjahre wird die Anzahl der Übernachtungen für die Vorstandsmitglieder, die Teilnehmeranzahl und darauf basierend die Raumgröße, die Verpflegungsmenge geschätzt und Angebote eingeholt. Für die JHV 2025 konnte wieder ein Vertrag mit dem ABZ Schacht 3 in Gelsenkirchen geschlossen werden.
Danach beginnen meine Aufgaben mit der Anfrage und Vertragsabwicklung der Firmen, die während der JHV mit Infoständen vertreten sein möchten. Dabei brauche ich reichlich Geduld und Ausdauer um Antworten und erst recht die Verträge zu bekommen. Zwischendurch entwerfe und schreibe ich die Einladungen zur JHV. In der Planungsphase werden mehrfach Vorstandssitzungen sowohl in Präsenz, als auch in Videokonferenzen durchgeführt. Neben wichtigen Details, müssen auch viele Kleinigkeiten geklärt werden. Ich bereite Texte für E-Mails und unsere PR zur JHV vor. Für die Anmeldung zur JHV muss ich Anmeldeformulare für die Homepage und für den Druck vorbereiten. Trotz ausgiebigen Tests, werden im Online- Betrieb Fehler auftreten, deren Ursache gefunden und beseitigt werden müssen. Hinzu kommen Anwenderfehler, die nicht eingeplant werden können. Das kostet einiges an Nerven.
Rechtzeitige Einladung
Einige Monate vor der JHV beginnt der erste Versand der Einladungen per E-Mail an alle Mitglieder durch Bärbel. Zeitgleich veröffentliche ich die Einladung auf unserer Homepage und auf Facebook & Co. Einige Wochen vor der JHV erfolgt eine Erinnerungsmail an die Mitglieder. Inzwischen laufen die ausgefüllten Anmeldungsformulare ein. Kurz vor der JHV erfolgt die Meldung der Teilnehmeranzahl an das Tagungshaus. Meist liegen die Anmeldungen bei ca. 10 % der Gesamtmitgliederanzahl. Dieses Jahr erreichen wir mit 40 teilnehmenden Mitgliedern die 10 % nicht ganz.
Ich habe in den Vorwochen noch ein Handout für die JHV erstellt und für unseren Beisitzer, Rolf Gödde, die Vorlagen angefertigt, die der arme Kerl jetzt in Unmengen mit seinem Laserdrucker ausgedruckt hat. Die letzten Tage füllen sich mit hier was, da was und zig E-Mails, die hin und her gesendet werden. Zum Schluss packen Marion und Rolf die Autos mit Material und Technik, die wir mitnehmen müssen.
Der Tag davor
Am 21.03.2025 wird es ernst, Marion und ich steuern das ABZ Schacht 3 in Gelsenkirchen an. Die Fahrt dauert staubedingt etwas länger. Die Vorstandsmitglieder Rolf, Helmut, Heike und Christel sind schon vor Ort. Unsere jungen Kollegen haben sich für heute abgemeldet und nehmen einen anderen Termin wahr.
Die jahrelange Routine macht sich positiv bemerkbar und die Aufstellung der Deko, Verteilung der Auslageordner, Aufbau und Test der Technik etc. geht fix von der Hand. Abends wird noch kurz der morgige Ablauf besprochen, bevor wir in die Betten fallen.
Vorbereitung
22.03.2025, 8 Uhr. Frisch geduscht schwinge ich meine Hufe zum Frühstück.
Christel ist, wie immer schon halb mit ihrem Frühstück fertig. Frühaufsteherin.
Auch die anderen trudeln nach und nach ein. Nach dem Frühstück öffne ich schon mal den Saal und baue meinen und Marions Laptop auf. Ich begrüße Kathrin Heinrichs, die Gründerin des StartUps Digi-Dolmi ist und die Idee zu einer automatischen Schriftdolmetschung hatte, damit alle Menschen mit Hörbeeinträchtigung problemlos allen Veranstaltungen folgen können. Die Firma Digi-Dolmi schließt die Technik für die automatische Schriftdolmetschung an, die sie den Mitgliedern vorführen will.. Natürlich verzichten wir nicht auf unsere zwei menschlichen Schriftdolmetscherinnen. Rolf baut schon den Beamer und die Leinwand für sie auf. Ich lasse mir derweil die automatische Verschriftung erklären und gehe den Techniker von Digi-Dolmi, Stefan und Justin auf die Nerven. Schnell noch die Präsentation gestartet, den Hauptbeamer eingeschaltet und mit Rolf die Funkmikros und die Tonausgabe getestet.
Die Aussteller haben inzwischen ihre Infostände aufgebaut. Auch unsere Schriftdolmetscherinnen sind jetzt startklar. Helmut und Christel belegen den Eingangsbereich. Christel macht mit Heike die Eingangskontrolle und Helmut und Franzi geben die FM-Anlagen aus. Ich begebe mich auf Begrüßungstour und schüttele freudig Hände, umarme nette Bekannte und knuddele liebgewonnene Menschen.
Die meisten Mitglieder kenne ich und sie wiederzusehen, ist eine echte Freude. Einige Gäste hatten eine frühstücklose Anreise und greifen sich die bereitgestellten belegten Brötchen.
Die Veranstaltung
Wie immer lässt sich Marion nicht aus der Ruhe bringen. Lampenfieberfrei eröffnet sie die Veranstaltung und begrüßt die Mitglieder. Ich setze mich neben sie. Im Gepäck habe ich für alle Fälle und alle möglichen Fragen etliche Notizen im Ordner. Die Aussteller, Auric, Chochlear, Humantechnik, Med-El und Phonak eröffnen mit ihren Kurzvorstellungen den Reigen.
Auf meinem Laptop läuft synchron meine, für Marion erstellte PPP, die auch auf Marions Laptop läuft und als Basis für ihre Versammlungsleitung dient. Die Präsentation wird auf die große Leinwand projektziert. Im oberen Bereich läuft die Ausgabe der automatischen Schriftdolmetschung. Die Ausgabe der Sprachverschriftlichung ist gut, Fehler sind selten.
Marion spult die Rechenschaftsberichte ab. Der Bericht wird mit einer PPP begleitet. Wichtige Teile des Berichts (z.B. Tätigkeit-, Kassen- und Kassenprüfbericht) liegen für die Mitglieder auch in gedruckter Form zur Einsichtnahme im Saal aus.
Unsere Vereinsabteilungen Junge CI Selbsthilfe (DOA NRW) und die CI- Kids tragen ihre Berichte vor.
Ziel 1
Dann nähern wir uns dem ersten Ziel der JHV, der Entlastung des Vorstandes. Bei der Abstimmung gehen bei der Zustimmung zur Entlastung alle Hände hoch. Keine Enthaltung, keine Neinstimmen, - welch schöner Vertrauensbeweis. Aus den Reihen der Mitglieder wird sogar dem Vorstand für seine hervorragende Arbeit und Haushaltsführung gedankt. Die Vorstandsmitglieder sind sichtlich erfreut. So eine Anerkennung geleisteter ehrenamtlicher Arbeit bekommt der Vorstand nicht alle Tage und er genießt einen mit Stolz erfüllten Moment.
Es ist Mittag und wir machen eine halbe Stunde Pause. Die Ausstellerstände werden jetzt von vielen Mitgliedern aufgesucht und mit Fragen bestürmt. Die Pause dauert etwas länger, bevor alle wieder Platz genommen haben und die Veranstaltung weiter gehen kann.
Ziel 2
Ziel zwei der JHV ist die notwendige Beitragserhöhung. Marion erläutert die Notwendigkeit der Anpassung. Allgemein gestiegene Kosten, die Preiserhöhung der Schnecke, die Änderung der Krankenkassenförderung und andere Faktoren machen eine Anpassung unumgänglich, um die umfassenden Aufgaben des Verbandes weiter erfüllen zu können.
Ich gebe zu, dass ich einen Protestschrei der Mitglieder erwartet habe. Aber die Mitgliederversammlung überrascht mich positiv. Bei der Beschlussfassung zur Beitragsanpassung sind bei „genehmigt“ wieder alle Hände oben.
Es werden noch einige Dinge besprochen bevor Marion die JHV beendet.
Es folgt ein Vortag von Frau Alibane über die „Regionalbüros Alter, Pflege und Demenz“.
Um 14 Uhr ist die Veranstaltung dann beendet. Bei einem fröhlichen Beisammensein kann man sich mit zwei Suppen und Kaffee und Kuchen stärken, eh es nach Hause geht.
Allerdings nicht für den Vorstand und das Jubiläum-Organisationsteam. Wir kleben noch eine Sitzung hinten dran.
Die JHV erfordert immer viel Planung, Arbeit und Aufwand, aber sie ermöglicht dem Vorstand und damit auch mir, den direkten Kontakt und einen Gedankenaustausch mit den Mitgliedern. Die Meinung und die persönlichen Erfahrungen der Mitglieder sind eine wichtige Quelle für die Ausrichtung unserer Vorstandsarbeit und meiner Öffentlichkeitsarbeit.
Alle Hände hoch für ein positive Vereinsleben.
Text: Peter Hölterhoff, Schriftführer im CIV NRW
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