Die JHV mit Sommerfest aus der Sicht eines Vorstandsmitglieds
Im Vorfeld – gut zu wissen
Hallo, liebe Leser. Ich möchte heute über unsere Jahreshauptversammlung mit anschließendem Sommerfest 2022 berichten. Schon die jährlichen Mitgliederversammlungen bedeuten für den gesamten Vorstand eine frühzeitige Planungsphase mit erheblichem Vorbereitungsaufwand. Dieses Mal hatte der Vorstand beschlossen, als Ausgleich für das durch die Pandemie ausgefallene Jubiläum für unsere Mitgliedern ein Sommerfest anzubieten. Damit steigt zwangsweise auch der Planungsaufwand.
Bild: Sommerfest des CIV NRW e.V. - Foto: Toby Raulien (weitere Bilder im Album)
Der Planungsschock
Mutig planen wir für etwa 80 bis 100 Gäste. Schon frühzeitig im Herbst 2021gab es Vorstandssitzungen zum Thema und Vorschläge wurden besprochen. Dann kam die „heiße Phase“: Termin mit dem Tagungshaus Schacht 3 abgestimmt, Kostenvoranschläge für die Fest-Aktionen angefordert etc. Ich begann mit dem Einladungsentwurf als Broschüre. Der „normale“ Vereinsbetrieb ging natürlich nebenher weiter und auch unsere Seminare fanden weiter statt. Langeweile kam also nicht auf.
Im Frühjahr 2022 traf uns dann der Planungsschock: Schacht 3 hatte doppelt Veranstaltungen angenommen und cancelt unsere JHV mit Sommerfest.
Alles zurück, Marsch, Marsch.
Der gesamte Vorstand bekommt nun Gänsehaut, denn wir brauchen jetzt kurzfristig ein neues, bezahlbares Tagungshaus, das unsere Anforderungen in etwa erfüllen kann. Das Internet wird strapaziert und Bärbel, unsere Seminarplanungsfee versucht tapfer, keinen Anfall zu bekommen.
Zufällig entdecke ich bei meiner Suche im Internet das Haus Mariengrund in Münster. Die Anfragen werden gestartet. Ist ein geeigneter Saal vorhanden, wie ist die Technik vor Ort, gibt es Zimmer für die Voranreise des Vorstands und der Helfer, wie ist die Anreise möglich, ist ein Zugang für mobileingeschränkte Teilnehmer möglich, kann das Sommerfest als Grillevent von der Küche gemanagt werden, und und und.
Mit Freude nehmen wir zur Kenntnis, dass der Saal mit einer Ringschleife ausgestattet ist und dass unsere Wünsche erfüllt werden können. Super. Wir buchen und unterschreiben die Verträge. Puh, aufatmen im Vorstandsrund.
Haben wir, muss nicht immer auch vorhanden heißen.
Die schon gebuchte und bezahlte Fotobox wird umgebucht. Der weitere Anfahrtsweg verursacht Mehrkosten, aber die Firma Event Vermietung NRW, Marcel Windhuis kommt uns mit dem Preis für die Anfahrt etwas entgegen. Das freut dann wieder Christel, unsere Schatzmeisterin. Sie freut sich auch auf die Standgelder der Industrieaussteller, die sich für die JHV angemeldet haben.
Inzwischen läuft die Endphase unserer Aktion CI- Kopf. Die Preisträgerbekanntgabe soll auf der JHV erfolgen. Die Auswahl trifft die CI- Kopf- Jury. Ich starte inzwischen die Sponsorenabfrage für die Aktion, ich gehe also betteln für einen guten Zweck.
Der Zauberer und die Aussteller werden eingeladen. Die Aussteller erhalten Zeit für einen Kurzvortrag zur Vorstellung ihrer Neuigkeiten.
Am 14.07.22 besichtigen die Vorstandsvorsitzende und ich das Tagungshaus, um die technischen Einzelheiten vor Ort mit Andrea Brink (Belegungsmanagement Haus Mariengrund) zu klären und die Ringschleife zu testen. Es ereilt uns die nächste böse Überraschung, es gibt die angepriesene Ringschleife nicht. Somit müssen wir auch die technische Seite umplanen. Da der große Saal nicht ohne immensen Aufwand und erheblicher Stolpergefahr mit unserer großen Ringschleife versehen werden kann, sehen wir erst einmal unsere FM Anlagen für den Einsatz auf der JHV vor.
Der Tag davor
Die Einladungen sind veröffentlich und verschickt. Die Anmeldungen trudeln ein, auch noch kurz vor der JHV erreichen uns Anmeldungen. Wir können nun davon ausgehen, dass unsere 60 FM-Empfänger ausreichen werden, um die JHV für Mitglieder, die Hörunterstützung benötigen zu übertragen. Zusätzlich werden zwei hervorragende Schriftdolmetscherinnen die Mitgliederversammlung begleiten.
Der Vorstand fiebert dem Termin entgegen, dann ist es soweit. Einen Tag vor der Veranstaltung, also am 26.08.22 reist der Gesamtvorstand des CIV NRW e.V. in Münster an. Zusammen mit den freundlichen Helfern von Haus Mariengrund, darunter Schwester Juttamaria Siewering (Hausleitung), Martina Cöln (Belegungsmanagement & Empfang) und dem Hausmeister wird die Technik aufgebaut und getestet, der Vorraum für die Aussteller vorbereitet. Der Programmablauf und das Wer, Was, Wann, Wo werden abends noch einmal durchgesprochen. Da der Vorstand schon mehrfach die Mitgliederversammlungen geplant hat, geht das alles trotz leichter Nervositäten gut vonstatten. Den ruhenden Pol bildet, wie immer unsere Vorsitzende Marion, die nebenbei auch meine Ehefrau ist. Schon früh ziehen wir uns in die Zimmer zurück und schlafen der Veranstaltung entgegen.
Der Ernst beginnt
Frühstück, 27.08.22, 8 Uhr mit den wahrscheinlich kleinsten Brötchen der Welt. Christel, Bärbel, Daniel und Tobi begeben sich zum Eingang und werden die Gäste empfangen und die FM- Empfänger ausgeben. Die Damen der Kinderbetreuung machen sich auf einen kinderreichen Tag gefasst. Inzwischen starte ich meinen Computer mit den Powerpoint-Präsentationen und lege die notwendigen Berichte zur Einsichtnahme aus. Die Schriftdolmetscherinnen richten die Textausgabe ein. Die Technik funktioniert, die Aussteller haben ihre Info-Stände aufgebaut, unsere „Bunten Menschen“ sind auf den Plätzen verteilt.
9:30 Uhr Einlass der Gäste, freudiges Wiedersehen, wohin man schaut. Langsam lässt die Erwartungsanspannung nach. Ich begebe mich an den Computer und starte die Willkommensseite der Präsentation. Bärbel wird Notizen für das Protokoll anfertigen. Rolf hat sich von Schwester Juttamaria in die Tonanlage einarbeiten lassen, Renate, die fleißig unsere Bunten Menschen vorbereitet hatte, übernimmt das Funkmikrofon, um es bei Fragen der Mitglieder herumzureichen.
10:10 Uhr, etwas verspätet eröffnet die Vorsitzende als Versammlungsleiterin die Jahreshauptversammlung und spult die vorgesehenen Tagesordnungspunkte wie immer souverän ab. Tätigkeits-, Finanz- und Kassenprüfberichte werden vorgestellt.
Nach den Berichten erfolgt die Abstimmung über die Entlastung des Vorstandes.
Die Entlastung erfolgt, doch unverständlich für mich, enthalten sich drei Mitglieder. Einer begründet seine Stimmenthaltung damit, dass ihm das als Hörgeschädigter zu schnell ging und er sich darum keine Meinung bilden könne. Wir hätten vielleicht noch eindrücklicher, als wir es getan haben, darauf hinweisen sollen, dass nach jedem Bericht Fragen gestellt werden konnten und die Berichte den ganzen Morgen zur Einsichtnahme auslagen. Wir sind davon ausgegangen, dass die Benutzung der FM-Anlage und die Verschriftlichung durch unsere Schriftdolmetscher für genügend Verständnis sorgen. Transparenz ist uns ein großes Anliegen.
Es folgt die Stellungnahme des Vorstandes zum geplanten neuen Dachverband von DSB und DCIG. Für mich persönlich ist die Gründung des neuen Verbandes unnütze Geldverschwendung (da es schon einen gemeinsamen Dachverband, die DG gibt) Der CIV NRW e.V. wird nicht als Gründungsmitglied zur Verfügung stehen. Wir werden beobachten, wie sich der neue Verband entwickelt und ob es nicht doch noch zu einer Fusion kommt. In NRW werden der DSB LV und der CIV NRW von der GKV (Gesetzliche Krankenversicherung) gefördert. Bei einem Zusammenschluss auf Landesebene würde eine Förderung wegfallen. Das entspricht zurzeit etwa 16000 €. Die Angebote für unsere Mitglieder und das Angebotsvolumen insgesamt müssten erheblich gekürzt werden. Dass man ohne Zusammenschluss kooperieren und gemeinsam politisch aktiv sein kann, beweisen der DSB LV NRW e.V. und der CIV NRW e.V. schon längere Zeit. Beide Verbände sind sogar gegenseitig Mitglied im jeweils anderen Verband.
Eine große emotionale Überraschung bereiten die Leiter der Abteilung Junge CI Selbsthilfe NRW (DOA NRW) Daniel und Toby unserer Vorsitzenden. Sie überreichen Blumen und Wein und bedanken sich für Marions unvoreingenommene Unterstützung. Da kann mein Frauchen kaum die Tränen zurückhalten und sie ist zutiefst berührt. Ich freue mich riesig über diese nette Geste unserer „Jungs“.
Als Adam in Freude ausbrach
Nach der JHV ziehen wir den Programmpunkt „Preisträgerbekanntgabe der Aktion CI-Kopf“ vor, denn der kleine Adam droht einzuschlafen. Adam ist Preisträger in der Rubrik „CI -Kopf männlich, Kind“ und als einziger Preisträger mit seinem Vater und seiner hochschwangeren Mutter anwesend. Dank der Sponsoren können wir Adams Wunsch erfüllen und überreichen ihm sein gewünschtes Spielzeug. Vor Freude quietschend kann er sein Glück kaum fassen. Das sind die Momente, bei denen mir bewusst wird, warum ich dieses Ehrenamt mit Herzblut und gerne ausführe. Anita Zeitler, Fa. MedEl und Ken Rippegather, Fa. Cochlear lassen es sich nicht nehmen, dem kleinen Adam ebenfalls ein Präsent zu überreichen. Vollgepackt verlassen Mama, Papa und Kind die Bühne.
Vorträge
Die Programm-Präsentation ist inzwischen auf meinem Computer ausgefallen, was bei mir nicht gerade Freudentränen in die Augen treibt.
Marion überbrückt die Panne und bereitet die Gäste auf die Vorträge der Aussteller vor, damit ich Zeit für das Umstellen der Präsentationen auf Marions Computer habe. Das sind dann die Momente, die bei mir leichte Schweißausbrüche hervorbringen. Aber die Umstellung gelingt relativ glatt und die Vorträge können beginnen.
Die Vertreter der Firmen Advanced Bionics, Cochlear, Med El, Humantechnik und das HoerConcept (Münster) halten ihre Vorträge. Der Vertreter der Fa. auric konnte aus wichtigen persönlichen Gründen kurzfristig leider nicht an unserer Veranstaltung teilnehmen.
Sommerfest- Ein gelungener Abschluss
Um etwa 13:30 Uhr startet dann das Sommerfest mit dem phantastischen Grillbuffet (mein Lob und Dank an den exzellenten und immer gut gelaunten Koch, Torsten Hilger, des Hauses Mariengrund). Lang vermisste Gespräche können geführt und neue Bekanntschaften geschlossen werden. Viele nette Menschen, die ich im Laufe der Jahre in der Selbsthilfe kennengelernt und liebgewonnen habe, kann ich wieder begrüßen und ich genieße es.
Die Kinderbetreuerinnen Petra und Nina bespaßen die Kinder und besuchen die Esel Freddie und Fridolin. Dafür werden sie von den Kindern geliebt. (Die Eselbetreuerin sollte allerdings an ihrer Gästefreundlichkeit arbeiten).
Die Fotobox, die ab 13 Uhr von Daniel und Tobi betreut wird, verleitet zu übermütigen Fotos, die sofort ausgedruckt die Runde machen.
Chucky, der Zauberer verblüfft inzwischen mit gekonnten und unterhaltsamen Zaubertricks, die er von Tisch zu Tisch und später für alle gemeinsam vorführt.
Das angepeilte Ende der Veranstaltung wird natürlich überschritten und das freut den Vorstand, zeugt es doch davon, dass unsere Veranstaltung gelungen ist. Das spätere Feedback zur Veranstaltung ist sehr positiv.
Am Sonntag knallt sich der Vorstand noch eine Vorstandssitzung in Präsenz um die Ohren, da wir ja schon mal da sind. Ich denke, ich muss ein klein wenig verrückt sein, dieses Ehrenamt zu lieben.
Um alle Ereignisse, Gefühle und Begegnungen aufzuführen fehlt mir an dieser Stelle der Platz. Aber ich denke, euch schmerzen eh schon die Augen.
Danksagung:
Ich bedanke mich bei allen Mitgliedern, die diesen Verband und damit unsere Vorstandsarbeit erst ermöglichen.
Meinen ganz großen Dank erhalten meine Vorstandskollegen und die treuen Helfer und Planer der gesamten Veranstaltung und natürlich unsere Kinderbetreuerinnen.
Danke, den Ausstellern für die gute Zusammenarbeit, das Sponsoring der JHV und die interessanten Vorträge.
Auch den Mitarbeitern des Hauses Mariengrund gebührt mein Dank.
Mein ganz besonderer Dank geht an die Sponsoren des CI-Kopf Wettbewerbs Advanced Bionics, auric, Cochlear, Med El, Humantechnik, die Hotels Waldidyll Rabenhorst, Homburg und Victors Residenz Hotel Saarlouis, die mit ihrer großzügigen Unterstützung die Vergabe der attraktiven Preise möglich machten.
Besonderen Dank an Peter Dieler, einen gern gesehenen Freund der inspiriert und Mut macht.
Und nicht zuletzt, danke an die Leser dieses Artikels, die bis hierhin durchgelesen haben. 😉
Eine schöne Zeit bis zur nächsten JHV wünscht Euch,
Euer Vorstandsmitglied Peter Hölterhoff
